Productividad

Organizando la vida para intentar hacerlo todo con GTD

La productividad es uno de esos conceptos que vende millones de euros en todo tipo de productos. Los libros, cursos o charlas de gurús con recetas milagrosas están por todas partes y es muy fácil quedar atrapado entre ellos. De hecho a mí me ha pasado alguna vez. Vas saltando de método de organización en método de organización intentando buscar la solución a tus problemas, hasta que te das cuenta que en realidad el problema eres tú.

Al final lo que hace que consigas terminar cosas es la constancia, y sobe todo el tiempo.

El tiempo

Clock

Dice el refranero español que el tiempo es oro y es algo en lo que no podría estar maś de acuerdo. Según me he ido haciendo mayor, me he dado cuenta de lo valioso que es el tiempo, y la cantidad de él que he desperdiciado. Quiero hacer muchas cosas en mi vida, y no tengo tiempo para todas. Tener hijos tampoco ayuda, porque como todo padre sabrá, el tiempo para los niños funciona de manera diferente. Ellos tienen toda la vida por delante, así que son capaces de retorcer el espacio-tiempo de tal manera que la tarea más fácil se hace eterna. Ay, cuánto puede dar de si ese último trozo de comida, ese lavado de dientes o el recoger unos juguetes. A mí me han salido canas.

Al final el tiempo es un bien finito, que además se gasta si no lo usas. Así que es interesante pensar en qué gastas cada minuto para estar seguro de no desperdiciarlo. Y cuando te das cuenta de eso es cuando empiezas a buscar la manera de optimizar tu tiempo para que te cunda más.

Métodos de organización y gestión del tiempo

Si lanzáis una búsqueda en Amazon con la palabra productividad veréis que hay miles de libros hablando sobre ella. Cada gurú triunfador tiene su método mágico para hacer que consigas hacer todas esas cosas que quieres hacer, pero si profundizas en muchos de ellos enseguida te das cuenta de que casi todos son refritos sobre el mismo tema.

Hay tantos libros y recursos de este tipo porque vende mucho y además cualquiera puede hablar de ello. No hace falta tener ningún curso, ni ningún conocimiento especial.

Pero entre todos estos libros que no aportan nada, a veces encuentras libros interesantes de los que puedes sacar herramientas y técnicas útiles para gestionar tu tiempo. Y en esta categoría, seguramente esté el método de organización más conocido, y del que además de su creador, viven otros cientos de vendemotos: el método GTD.

Get Things Done

Get Things Done o GTD es un método ideado por David Allen, que se basa en que hay que liberar la mente de cosas pendientes por hacer apuntándolas en algún sitio. De hecho la idea es que todas nuestras tareas lleguen, por donde lleguen (teléfono, email, por otras personas …) acaben en un sitio llamado bandeja de entrada.

Periódicamente deberemos comprobar los elementos que hay en esa bandeja de entrada para decidir qué hacer con ellos. Si es una tarea accionable y nos va a llevar menos de dos minutos, la hacemos en ese momento; si es una tarea que podemos delegar en otra persona, lo hacemos; en cualquier otro caso la posponemos para más tarde. En el caso de que no sean tareas accionables (son simplemente información), las archivamos para futura consulta, o las eliminamos si no valen para nada.

Las tareas de la bandeja de entrada pasan a otras bandejas que son:

  • Próximas tareas: tareas que podemos realizar en un futuro próximo.
  • En espera de: tareas que no dependen de nosotros ahora mismo, si no que otra persona tendrá que realizar algo para que podamos continuar.
  • Proyectos: tareas que requieren más de un paso para ser realizadas, como escribir un libro, desarrollar una aplicación o incluso llevar el coche a la ITV.
  • Algún día / Quizá: tareas que podremos realizar algún día o no. En algún momento hemos querido hacerlas, pero por lo que sea, ahora no son importantes.

Al final deberemos elegir una tarea de la bandeja de próximas tareas atendiendo al tiempo del que disponemos, las fuerzas que tenemos y el contexto en el que estamos. Por ejemplo, no es lo mismo estar delante del ordenador que en el supermercado, ya que las tareas que podremos llevar a cabo, generalmente no son las mismas. Tampoco es lo mismo estar a última hora del día y cansado, que tener toda la mañana y estar fresco como una lechuga. Las tareas que podremos afrontar no son las mismas.

Algoritmo GTD

A partir de aquí GTD nos habla de muchas otras cosas como las áreas de responsabilidad o las revisiones, pero como yo no soy ningún gurú y no quiero venderos nada, mejor que leáis el libro.

Aplicando GTD con Trello

A lo largo de mi periplo itentando aplicar GTD he pasado por varios métodos. El libro original es bastante antiguo, y su autor siempre habla de aplicarlo con bandejas físicas en las que archivar papel. Por suerte el mundo ha evolucionado y no hace falta usar el formato árbol muerto. Así que lo mismo lo puedes conseguir con alguna aplicación que funcione en móvil y ordenador. Así siempre la tienes disponible.

Aunque hay aplicaciones específicas para GTD yo nunca he utilizado ninguna (recordad que con este método nos van a querer sacar los cuartos por todas partes). Primero empecé con Evernote, que no está nada mal, pero sus erráticas políticas de monetización, me hicieron pasar a OneNote. OneNote es una herramienta muy potente, ya que puedes hacer casi cualquier cosa que se te ocurra, pero para aplicar GTD yo le veo el problema de que la visibilidad de las tareas no es la mejor. Al final, la herramienta que más me está gustando y que más me está ayudando a ser más constante es Trello.

En un tablero de Trello tengo mis bandejas de forma que las tareas van pasando de una a otra. Tengo una lista para Proyectos, en los que añado check lists con las tareas y pasos de cada proyecto. Otra lista con las tareas que podría hacer algún día a la que yo he llamado Tal vez nunca.

Por supuesto, tengo una lista que se llama Bandeja de entrada, dónde incicialmente escribo todas las tareas que se me ocurren, dónde entran las tareas periódicas, y dónde entran las tareas que me llegan por email.

Aunque GTD no lo especifica, las tareas que tengo que hacer las he dividido en dos listas Pendientes y Próximas tareas. Estas dos listas las utilizo para priorizar. Intento tener una lista de Próximas tareas corta y que sea visual, para poder concentrarme en las tareas que quiero hacer antes. Si se me acaban las tareas de esa lista, tiro de la de Pendientes. Lo importante aquí es revisar periódicamente y mover las tareas dónde corresponda. Para finalizar tengo dos listas más que son En espera para las tareas que no dependen de mí y Hecho dónde voy metiendo las cosas que termino.

Además de esto utilizo un Power-Up, que permite añadir campos personalizados a las tarjetas. Lo utilizo para poner el nombre del proyecto, en el caso de que la tarea esté relacionada con uno. Así se hace todo más visual.

Las etiquetas de Trello las utilizo para marcar los contextos, que en mi caso son cosas como ORDENADOR, CASA, SMARTPHONE etc. Así puedo filtrar las tarjetas en caso de que sea necesario, aunque es verdad que como no tengo tantas tareas, no suelo hacerlo.

IFTTT para integrar servicios

No sé si conocéis IFTTT(If this, then that), pero es probablemente uno de los mejores servicios que existen en Internet. A través de lo que ellos llaman applets (tranquilos, nada relacionado con Java), se pueden conectar distintos servicios de Internet de los que ellos tienen integrados. Y ojo que son muchos. Las combinaciones que se pueden realizar son infinitas y podéis incluso navegar por los applets que crean otras personas.

Yo tengo varios configurados para mejorar mi organización de GTD. Por ejemplo cada vez que llega un correo que podría ser una tarea, lo etiqueto como procesar, e IFTTT se encarga de crear una tarjeta en mi bandeja de entrada de Trello. Si veo algo en Twitter que puede ser una tarea para mí (leer un árticulo, buscar información sobre una aplicación etc.), le doy al botón “Me gusta” e IFTTT me crea una tarjeta en mi bandeja de entrada de Trello. Es magia.

También uso IFTTT para tareas periódicas, así que cada día me crea una tarea en mi bandeja de entrada para recordarme que tengo que repasar Anki, o cada 15 días una tarea para que no se me olvide escribir un post en el blog.

Es el complemento perfecto para Trello.

Integrando todo esto en tu vida

Al final todas estas cosas no valen de nada si no puedes aplicarla en tu día a día. GTD es muy bonito, pero hay factores externos que afectan a tu vida y al tiempo del que dispones. Por ejemplo, el trabajo. Yo no trabajo por mi cuenta, y por tanto no marco el trabajo que tengo que hacer en mi jornada laboral. Así que en mi Trello gtdizado, no hay tareas relacionadas con el trabajo, ya que no soy yo quién marca las prioridades y las cosas qué hay que hacer.

Además, GTD tiene el problema de que es fácil que se descontrole. Alguna vez me ha pasado que una semana ha estado llena de contratiempos, que me han impedido seguir organizando mis bandejas. La vida es así, y es fácil que acabes entrando en modo de emergencia, preocupado solo de resolver marrones. La teoría dice que todos estos marrones tienen que pasar por las bandejas, pero bastante haces con sobrevivir.

De todas formas tampoco es mucho problema, y una vez vuelve todo a la normalidad, basta con pasar un rato reorganizando Trello y dejándolo todo listo.

Al final todo son prioridades

Muchas veces caemos en la trampa de decir que no tenemos tiempo. No puedo hacer tal cosa, porque no tengo tiempo. No puedo hacer esta otra cosa, porque no tengo tiempo. En realidad es mentira. Es cierto que el tiempo es finito y muy escaso, pero al final, la vida son prioridades. Si no tienes tiempo para algo, es porque no tiene la suficiente prioridad para ti. En el siguiente vídeo Laura Vanderkam, lo explica muy bien:

A mí me ha ayudado mucho pensar en cuáles son mis prioridades, qué es lo que quieres conseguir y a dónde quieres llegar (algo que propone el GTD de manual). Una vez lo tienes claro, es más fácil gastar tiempo en tareas que te llevan por ese camino, y no en otras que en ese momento son más superfluas. De todas formas, como todo queda apuntado, siempre puedes retomarlo en otro momento. Mi lista de Tal vez nunca está bastante llena, pero las cosas que se me ocurrieron en aquel momento, siguen allí, esperando a que sean relevantes para mí.

Y vosotros ¿Cómo gastáis el tiempo? ¿Utilizáis algún método? ¿Aplicáis GTD?